La
signature en ligne a connu un franc succès au fil de ces dernières années, surtout pendant les moments de crise sanitaire provoquée par la pandémie COVID-19. Elle permet en effet d’authentifier un document à distance, sans le moindre besoin de se déplacer dans les bureaux. Gain de temps, réduction des dépenses, sécurisation et protection des contrats, etc. Nombreux sont les avantages qu’une entreprise et ses clients peuvent profiter en optant pour la digitalisation de la signature de tous leurs documents en ligne.
Signature électronique, un gain de temps considérable
Il s’agit sans doute de l’un des meilleurs avantages de la
signature électronique. Cette dernière permet entre autres de réduire au minimum le temps qu’il faut pour attendre la signature de contrat et obtenir la version finale de celui-ci. En adoptant cette nouvelle forme de signature dans votre entreprise, il vous est possible d’accélérer vos transactions et certaines démarches administratives essentielles. Par exemple, avec l’e-signature, le délai d’attente pour la régularisation d’un contrat ou de tout autre document passe de quelques jours à quelques heures, voire en quelques minutes.
À vrai dire, le signataire peut directement procéder à la signature du document une fois qu’il a reçu une version de celui-ci en ligne, et ce depuis son PC, son smartphone ou sa tablette. Ainsi, il n’est plus dans l’obligation d’attendre les heures de bureau et encore moins de trouver une imprimante pour pouvoir signer un document en urgence. Cela peut bel et bien se faire en ligne, n’importe où, à n’importe quel moment.
Après avoir été signé, le document ou le contrat sera automatiquement remis à l’autre contractant, c’est-à-dire à son expéditeur. Dans cette optique, la signature prend effet dans l’immédiat. Ce qui permet certes de réduire à néant les temps d’attente inutiles et d’accélérer par la même occasion la conclusion de vos contrats de vente, de vos accords commerciaux, etc. Toutefois, pour garantir l’authenticité et la validité des documents, il vous est conseillé de confier la mise en place de l’e-signature au sein de votre structure à une agence digitale experte en la matière. Pour entrer en contact avec cette dernière, il vous suffit, par exemple, de cliquer sur ce
lien.
Signature en ligne, pour mieux gérer ses contrats
À part le gain de temps, la
signature en ligne vous donne également la possibilité de faciliter la gestion de vos contrats commerciaux, de vos documents administratifs, etc. Plus précisément, elle vous libère petit à petit de certaines tâches journalières relatives à la gestion de documents. On fait ici référence aux corvées de numérisation et d’impression de chaque dossier à signer.
La signature électronique permet également de rendre automatiques l’envoi, le suivi numérique et la mise aux archives des documents signés. Entre autres, il s’agit de la solution idéale pour suivre en temps réel l’évolution de la gestion des contrats, pour informer l’un des contractants des éventuels soucis sur un dossier en particulier, etc. Aussi, l’outil est équipé d’une fonctionnalité permettant d’informer automatiquement le signataire qui n’a pas encore déposé sa signature sur le document concerné.
À ce propos, le logiciel d’e-signature met à votre disposition plusieurs modèles de lettre administrative pouvant être signée directement. Certes, vous n’avez nul besoin de télécharger d’autres modèles de facture ou de contrat en ligne avant de l’imprimer et par la suite le signer. Le tout se fait désormais dans un seul et unique outil facile à maîtriser et à manipuler.
Pour réduire au minimum les dépenses en entreprise
En prenant la décision d’utiliser un logiciel d’e-signature, vous avez la possibilité de restreindre au minimum les dépenses relatives à la gestion des documents au sein de votre entreprise. En premier lieu, vous n’aurez plus besoin de scanner et par la suite d’imprimer les contrats à signer. Ce qui vous permet alors de diminuer les coûts engendrés par l’achat d’encre, de papier d’impression, etc.
Ensuite, avec la
signature électronique, vous n’aurez plus à envoyer les documents à signer par courrier électronique et encore moins par voie postale. Vous pouvez ainsi réaliser une réelle économie sur les frais d’envois, la rémunération de coursiers et l’achat d’autres fournitures secondaires telles les enveloppes.
Aussi, l’utilisation d’un tel outil vous permet de réduire à néant les dépenses liées à l’acquisition de certaines fournitures de bureau nécessaire à l’archivage des documents administratifs dûment signés. On fait ici référence à l’achat de classeurs, de boîtes d’archives, etc. En même temps, cela vous donne la possibilité d’aménager autrement votre bureau en récupérant les espaces utilisés pour le stockage et le rangement des documents et paperasseries d’entreprise.
Signature en ligne, pour sécuriser les contrats
Contrairement aux contrats en version papier qui sont souvent exposés au risque de fraude ou de vol, la signature en ligne apporte plus de sécurité à l’ensemble de vos documents. D’ailleurs, qu’il soit signé en ligne ou en manuscrit, la valeur juridique du document est toujours la même. La différence réside toutefois dans le fait que la
signature électronique permet une meilleure traçabilité des différentes étapes de la signature, depuis l’identification de tous les signataires à leur déposition de signature, en passant par l’envoi et l’expédition automatique des documents.
